Модуль "Финансы" SAP ERP FI с точки зрения российских стандартов
НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Данное пособие предназначено для предварительного ознакомления с организацией бухгалтерского учета в системе R/3. Оно содержит только те сведения, которые безусловно необходимы для понимания базовых функций бухгалтерского учета в системе R/3.
Здесь освещены только основные понятия, используемые для автоматизации бухгалтерского учета в R/3 и только в той степени, в которой это абсолютно необходимо для понимания того, что можно и чего нельзя сделать при помощи этой системы.
Особое внимание уделено тем особенностям R/3, которые не являются очевидными именно для российского бухгалтера или которые могут вызвать проблемы при организации бухгалтерского учета на российском предприятии с помощью этой системы.
ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В R3
Организационные единицы бухгалтерии
Чтобы обеспечить одновременное информационное обеспечение нескольких организаций, в R/3 введено понятие "Балансовая единица". Балансовая единица представляет организацию, ведущую бухгалтерский учет в R/3 и составляющую отдельный баланс. Для балансовой единицы должны быть заданы все параметры, необходимые для ведения учета - план счетов, базовая валюта, в которой ведется учет и т.д.
Если есть необходимость вести полный бухгалтерский учет по сфере деятельности организации или подразделению, R/3 позволяет воспользоваться понятием "бизнес-сфера". К балансовой единице может относиться несколько бизнес-сфер.
Баланс и прочие бухгалтерские отчеты могут быть получены как для организации (балансовой единицы), так и для подразделения (бизнес-сферы). Концепция плана счетов R/3 позволяет унифицировать бухгалтерский учет на предприятиях холдинга с учетом их особенностей. Балансовые единицы, расположенные в одной стране, могут использовать общий план счетов. При этом часть счетов может использоваться только частью балансовых единиц. Детальная информация о счете, такая как валюта, в которой ведется валютный счет или реквизиты банка, в котором открыт банковский счет, поля, заполняемые и отображаемые в записях по счету, могут отличаться в разных балансовых единицах.
Финансовый год и периоды проводки
Финансовый год в R/3 может не соответствовать календарному году. Его параметры задаются при настройке системы для каждой балансовой единицы. Финансовый год делится на периоды. Настройка по умолчанию предполагает для России использовать финансовый год, соответствующий календарному, с двенадцатью периодами, соответствующими календарным месяцам и четырьмя дополнительными. Дополнительные периоды могут использоваться для проводок закрытия года и подготовки баланса.
Для защиты данных периоды могут закрываться для определенного вида проводок.
Бухгалтерский документ в системе R/3
Структура документа в R/3
Единицей бухгалтерского учета в системе R/3 является документ. Документ должен отражать хозяйственную операцию, например, приходование ТМЦ на склад по накладной, выписку счета-фактуры покупателю и т.д. Документ состоит из заголовка и двух или более проводок.
Заголовок документа содержит информацию об операции в целом - дату операции, номер документа для ссылки (например, номер счета-фактуры поставщика), вид операции и т.д. Проводка содержит сумму и номер счета, по дебету или кредиту которого эта сумма проведена. В зависимости от номера счета, проводка может содержать различную дополнительную информацию. Например, проводки по счету 62 могут содержать номер договора, проводки по счетам выручки от реализации - наименование и количество реализованной продукции.
Понятие проводки
, принятое в R/3, сильно отличается от принятого в российской практике. Если мы привыкли под проводкой понимать сумму, одновременно проведенную по дебету и кредиту какого-либо счета, что само по себе обеспечивает сбалансированность учета, то в R/3 проводкой называется сумма, проведенная по дебету или кредиту счета. Сбалансированность обеспечивается на уровне хозяйственной операции, т.е. документа. В R/3 может быть проведен только такой документ, суммы дебетовых и кредитовых проводок которого равны. При этом число дебетовых и кредитовых проводок и их порядок в документе могут быть любыми.
Достоинством проводок R/3 является компактность записи. Например, регистрируя в R/3 счет-фактуру покупателю, мы можем каждую строку счета представить как отдельную проводку по кредиту счета 4601, в то время как проводка по дебету счета 62 будет в документе одна. При этом, просматривая записи по дебету счета 62, мы будем видеть одну запись на каждый выставленный счет, а просматривая записи по счету 4601 - одну запись на каждый отпущенный товар или оказанную услугу.
Нумерация документов
Каждому документу должен быть присвоен номер. Номер документа должен быть уникальным в пределах балансовой единицы и финансового года. Иными словами, документ однозначно определяется номером, финансовым годом и балансовой единицей. Номер документа может содержать до десяти цифр.
Чтобы не смешивать разнородные документы и обеспечить быстрый поиск оригинала документа в бумажном архиве, в системе выделяется несколько интервалов номеров. Каждый интервал номеров может быть присвоен нескольким видам документов. Например, из интервала от 0000000001 до 0099999999 будут формироваться номера для исходящих счетов-фактур, из интервала от 0100000001 до 0199999999 - номера приходных кассовых ордеров и так далее.
Номера документов можно вводить и вручную. Для этого соответствующий интервал номеров должен быть соответствующим образом помечен. Ручной ввод номеров документов может оказаться полезен, если номера уже существуют и их уникальность гарантирована. Примером может служить импорт документов из внешней системы.
Сторнирование
Возможность модификации проведенных документов в системе R/3 ограничена. Запрещено: удаление документа, удаление и добавление проводок, изменение сумм или даты проводки документа. Ошибочно введенный документ можно только сторнировать.
Документы в R/3 сторнируются целиком. При сторнировании создаётся новый документ. Сторнирующий документ содержит те же проводки, что и сторнируемый, только с отрицательными суммами. В сторнирующий и сторнируемый документы помещаются перекрестные ссылки. Сторнировать документ второй раз или сторнировать документ сторно невозможно.
Предварительная регистрация
Для облегчения работы в системе предусмотрена возможность ввода документов без проводки. Такой ввод называется предварительной регистрацией. Предварительно зарегистрированные документы не отражаются на оборотах счетов. Поэтому с предварительно зарегистрированным документом возможно выполнение любых действий, вплоть до удаления. При просмотре записей по счетам система позволяет видеть подготовленные проводки из предварительно зарегистрированных документов.
Структура документа и корреспонденция счетов
Основной недостаток структуры бухгалтерского документа R/3 - сложность получения информации о корреспонденции счетов. Более того, если специально "неправильно" сгруппировать проводки в документе (например, сначала все проводки по дебету, затем все по кредиту), то данные о корреспонденции счетов получить будет в принципе невозможно.
Корреспонденция счетов в R/3 может быть получена только в том случае, если проводки в документе расположены так, что образуют группы, в которых одна проводка по дебету и несколько по кредиту или одна по кредиту и несколько по дебету и при этом суммы проводок по дебету и кредиту совпадают.
Пример правильно составленного документа - счета-фактуры покупателю приведён ниже:
N п/п
Дебет
Кредит
Сумма
Группа
1
620000
360
1
2
480101
120
3
480102
240
4
480200
60
2
5
680100
60
Для того чтобы решить эту проблему, в состав R/3 был включен отчёт, восстанавливающий информацию о корреспонденции счетов на основании данных "правильных" документов. О "неправильных" документах выводится сообщение. Чтобы получить корректную информацию о корреспонденции счетов, надо сторнировать все "неправильные" документы, причем так, чтобы период (месяц) проводки сторнирующего и сторнируемого документов совпали.
Однако отчет не решает проблему корреспонденции полностью, так как:
существует достаточное число стандартных форм и отчетов, в которых требуются данные о корреспонденции счетов
отчет требует просмотра всех документов, введенных за отчетный период, и его формирование занимает относительно много времени.
Другим способом, позволяющим частично решить проблему корреспонденции счетов, является введение в план счетов дополнительных счетов, корреспонденция которых определяется однозначно. Например, для учета реализации продукции можно ввести следующие счета:
4601 - для выручки от реализации
4602 - для НДС в составе выручки от реализации
4603 - для себестоимости
Полное решение проблемы корреспонденции счетов возможно путем создания так называемого специального регистра, в котором данные о корреспонденции счетов запоминались бы так же, как данные об оборотах по счету запоминаются в структурах данных R/3. Впрочем, примера успешного решения проблемы именно таким методом в России не существует.
Лицевые счета
В R/3 для учета операций с конкретными юридическими и физическими лицами используются лицевые счета. Лицевые счета подразделяются на счета дебиторов и счета кредиторов. Документ может содержать проводки как по лицевым счетам, так и по счетам главной книги. Примером такого документа может служить счет-фактура покупателю, содержащий проводки по дебету лицевого счета и кредиту счета 46.
Система автоматически преобразует проводку по лицевому счету в проводку по счету главной книги. Для этого при описании лицевого счета указывается счет главной книги, на котором должны отражаться проводки по лицевому счету. Этот счет называется контрольным счетом. Контрольными счетами для лицевых счетов поставщиков являются счета 60, а для лицевых счетов покупателей - счета 62.
При авансовых платежах, расчетах векселем и т.д. система отображает проводки по лицевому счету на других счетах главной книги (64, 58 и т.п.). Для управления выбором счета главной книги, на котором отображаются проводки по лицевому счету, служат так называемые коды ОГК.
Счёт определяется совокупностью контрольного счета и кода ОГК. Число кодов ОГК, используемых в системе, ограничено (код ОГК представляет один символ латинского алфавита или цифру). Соответственно ограничено число альтернативных счетов, на которых могут отображаться проводки по лицевым счетам.
Концепция лицевых счетов сильно ограничивает возможность аналитического учета по счетам 60, 62 и т.д. Аналитический учет по этим счетам должен быть построен так, чтобы лицевой счет поставщика однозначно определял один из счетов 60, а лицевой счет покупателя - один из счетов 62. Иначе говоря, аналитика счетов 60, 62 и т.п. может отражать только различные виды лицевых счетов - лицевые счета физических лиц, юридических лиц. резидентов, нерезидентов и т.п.
Открытые позиции
Для некоторых счетов в системе R/3 предусмотрена полезная возможность: при рассмотрении проводок, сделанных по счету (в терминологии R/3, которой мы будем дальше придерживаться, позиций) можно выделить открытые и выровненные (калька от английского clearing) позиции.
Для лицевых счетов к выровненным позициям можно отнести проводку счета и платежа, если счет оплачен данным платежом. Такое соотнесение дебетовых и кредитовых позиций в R/3 называется выравниванием.
Открытые позиции образуют расшифровку ненулевого сальдо счета. В случае лицевых счетов к открытым позициям относятся неоплаченные или частично оплаченные счета, а также незачтенные платежи. Кроме того, открытые позиции можно выделять на различных транзитных счетах, таких как 15 "Заготовление и приобретение", 57 "Деньги в пути" и т.п.
В случае совпадения сумм дебетовых и кредитовых открытых позиций процедура их выравнивания очевидна. Если суммы дебетовых и кредитовых открытых позиций не равны (например, в случае частичной оплаты счета или оплаты в рублях по курсу доллара), то возможны варианты:
Выравнивание с позицией остатка
Выравнивание с проводкой разницы
Выравнивание с позицией остатка
Выравнивание с позицией остатка заключается в следующем: система автоматически создает на счете дополнительные позиции по дебету и кредиту на сумму, равную разнице между выравниваемыми позициями. После этого выравниваются первоначально выбранные позиции и одна из вновь созданных. Другая позиция остается открытой и называется позицией остатка.
Рассмотрим пример: пусть покупателю был выставлен счет на 1000 руб. Покупатель в погашение счета заплатил 500 руб. Мы должны выполнить выравнивание с позицией остатка. До выравнивания на лицевом счете покупателя будут две открытых позиции:
Дебет
Кредит
Примечание
Выровненные позиции: нет
Открытые позиции:
1000
Счет на 1000 руб.
500
Платеж
После того, как мы произведем выравнивание, на лицевом счете покупателя будут следующие позиции:
Дебет
Кредит
Примечание
Выровненные позиции:
1000
Счет на 1000 руб
.
500
Платеж
500
Корректирующая позиция
Открытые позиции:
500
Позиция остатка
Выравнивание с проводкой разницы
Выравнивание с проводкой разницы используется в случаях, когда разница между выравниваемыми дебетовыми и кредитовыми позициями должна быть отнесена на какой-либо счет. При этом система автоматически вносит в документ проводки по выравниваемому счету и счету для проводки разницы.
Пусть счет выставлен и проведен в рублях, а оплата должна быть произведена в рублях по курсу доллара на день оплаты. Тогда, если курс вырос, после оплаты на лицевом счете будут открытые позиции:
Дебет
Кредит
Примечание
Выровненные позиции: нет
Открытые позиции:
1000
Счёт на 1000 руб
1024
Платёж по возросшему курсу доллара
Если попытаться выполнить выравнивание с проводкой разницы, то система либо запросит код разницы, к которому прикреплен счет, либо даст выполнить соответствующую проводку вручную.
После проводки лицевой счет будет содержать только выровненные позиции:
Дебет
Кредит
Примечание
Выровненные позиции: нет
1000
Счёт на 1000 руб
1024
Платёж по возросшему курсу доллара
24
Суммовая разница
Операции с иностранной валютой
Система обеспечивает следующие возможности по работе с иностранной валютой:
Параллельное ведение бухгалтерского учета в нескольких валютах
Валютные счета
Возможность проводки сумм в любой валюте по счетам с управлением открытыми позициями и автоматическую проводку курсовой разницы при выравнивании открытых позиций
Программу оценки обязательств в валюте
Программу оценки остатков на валютных счетах
Параллельное ведение бухгалтерского учета в нескольких валютах
Система позволяет определить несколько валют (валюту предприятия, валюту концерна и т.д.). Суммы всех проводок и обороты по счетам будут храниться одновременно во всех заданных валютах. Соответственно, система предоставляет возможность получения баланса во всех валют, в которых ведется учет.
Валютные счета
Система обеспечивает возможность ведения валютных счетов. Суммы проводок и обороты по валютным счетам система сохраняет дополнительно в валюте, заданной специально для данного счета.
Возможность проводки сумм в любой валюте по счетам с управлением открытыми позициями
Система обеспечивает проводку сумм в любой валюте по счетам с управлением открытыми позициями. Валюта проводки задается на уровне документа. Обороты по таким счетам ведутся так же, как и по остальным счетам, т.е. в валюте, заданной для предприятия и параллельных валютах.
При выравнивании открытых позиций в валюте, не являющейся валютой предприятия, возникает курсовая разница.
Автоматическая проводка курсовой разницы при выравнивании открытых позиций
При расчетах по обязательствам в валюте возникает курсовая разница. R/3 позволяет автоматически рассчитать и отнести курсовую разницу на соответствующие счета прибылей и убытков.
Расчет и проводка курсовой разницы встроены в процедуру выравнивания открытых позиций. Система для всех проводок по счетам с открытыми позициями сохраняет как сумму в валюте операции (например, валюте, в которой был выставлен счет), так и сумму во внутренней валюте.
Рассмотрим выравнивание открытых позиций при оплате счета в USD. До выравнивания на лицевом счете дебитора - две открытые позиции:
Дебет (USD, RUR)
Кредит (USD, RUR)
Примечание
100, 2400
Счет на 100 USD по курсу 24 руб.
100, 2500
Платеж на 100 USD no курсу 25 руб.
24
Суммовая разница
Документ выравнивания будет содержать автоматические проводки:
Счёт
Дебет (USD, RUR)
Кредит (USD, RUR)
Примечание
62
0, 100
83
0, 100
Суммы проводок курсовой разницы в USD равны 0, а в рублях отражают курсовую разницу.
Программа оценки обязательств в валюте
Если обязательства учтены в валюте, то в конце периода возникает необходимость оценить их в валюте учета (в рублях). В состав R/3 входит программа, позволяющая выполнить такую оценку по курсу валют на заданную дату. Программа просматривает все открытые позиции по счету, проведенные до даты оценки и рассчитывает курсовую разницу. Для проводки курсовой разницы программа формирует документ с проводками по счетам положительных и отрицательных курсовых разниц (83) с одной стороны и по корректирующему счету - с другой. Корректирующий счет является техническим и служит только для оценки обязательств в валюте. Корректирующий счет вводится потому, что прямая проводка по контрольным счетам невозможна. Потребовалось бы проводить оценку для каждого лицевого счета в отдельности.
Кроме документа оценки валютных открытых позиций, программа проводит сторнирующий документ. Дата сторнирующего документа при этом отличается от даты документа оценки на день. Это восстанавливает исходные обороты и сальдо счетов.
Программа оценки остатков на валютных счетах
Программа оценивает сальдо валютных счетов на заданную дату во внутренней валюте (рублях) и в валюте счета. Сальдо в валюте счета оценивается во внутренней валюте по текущему курсу. Разница между этой оценкой и остатком в рублях проводится по счетам положительных и отрицательных курсовых разниц и корректирующему счету, так же, как и при оценке открытых позиций.
Расчет НДС
Автоматический расчет НДС при вводе документов
Расчет НДС в R/3 управляется кодами НДС. Коды НДС позволяют системе при вводе документа автоматически сгенерировать проводки НДС. Код НДС определяет счета, по которым будет сделана проводка, а также процентные ставки для вычисления сумм проводок.
Использование кода НДС при регистрации счета-фактуры покупателю позволит нам ввести только следующие проводки:
N п/п
Дебет
Кредит
Сумма
Код НДС
1
620000
360
2
480101
120
Z2
3
480102
240
Z2
Проводки по счетам НДС будут сформированы системой автоматически
N п/п
Дебет
Кредит
Сумма
Код НДС
1
480200
60
Z2
2
680100
20
Z2
В настройках системы для каждой балансовой единицы указывается метод расчета НДС - прямым или обратным счетом. В России используется расчет НДС обратным счетом.
При расчете НДС система суммирует проводки с одинаковым кодом НДС, вычисляя базовую сумму. На основании базовой суммы рассчитываются суммы для автоматических проводок.
Возможность использования автоматического расчета НДС в России следует считать ограниченной. Причин для этого несколько:
Для всех проводок с одинаковым кодом НДС рассчитывается совместно. Это противоречит правилам заполнения счета-фактуры, когда для каждой строки НДС рассчитывается отдельно и ведет к ошибкам округления.
Применяемый при расчете обратным счетом алгоритм может из-за округления изменять базовые суммы. Изменение базовых сумм необходимо, так как по принятым в Европе правилам, НДС не проводится по счетам реализации, то есть, введя документ с теми же тремя проводками, что и выше, мы должны были получить:
N п/п
Дебет
Кредит
Сумма
Код НДС
1
620000
360
2
480101
100
Z2
3
480102
200
Z2
4
680100
60
Z2
Чтобы алгоритм работал и по российским правилам, рассчитанная сумма НДС распределяется между всеми налогооблагаемыми проводками. Если проводок больше одной, то это может повести к ошибкам округления:
В российском законодательстве существует несколько специальных случаев, в которых НДС рассчитывается не исходя из выручки от реализации, а из себестоимости.
Сумма НДС во входящих счетах не всегда может быть выделена корректно.
Расчет НДС по оплате
Расчет НДС по оплате системой R/3 не поддерживается (так же, как и любой другой зарубежной системой). Для российских пользователей был разработан отчет, включающий книги покупок, продаж и налоговую декларацию. Отчет автоматически генерирует документ с проводкой переноса исходящего НДС с 76 счета на 68. К недостаткам отчета следует отнести:
Отчет обрабатывает только документы, в которых НДС рассчитан системой
Отчет не отрабатывает случай оплаты счетов товарным векселем. В этом случае моментом оплаты должно считаться поступление средств по векселю, а отчет будет считать счета оплаченными в момент поступления векселя
Проводка НДС с 76 счета на 68 требует большой аккуратности. Отчет не гарантирует от повторной проводки НДС при перезапуске. Невозможно определить, НДС по каким счетам перенесен на 68 счет.
Предполагается, что счет 68 для исходящего НДС не имеет аналитики.
Невозможен одновременный расчет НГСМ по оплате. Вероятно, для решения задачи следует рекомендовать отделить задачу проводки НДС по оплате от задачи получения книги продаж.
Выполнять проводку НДС по оплате так, чтобы каждой строке книги продаж соответствовала одна запись по кредиту счета 68. Для печати книги продаж разработать отчет самостоятельно.
Если необходимо, разработать программу, позволяющую проводить НДС по оплате в момент выравнивания позиций по счету дебитора.
Возможности для формирования отчетов
Данные, имеющиеся в системе
В системе R/3 непосредственно хранятся следующие данные:
Записи об используемых счетах Главной книги, дебиторах и кредиторах
Данные о начальных остатках и оборотах по счетам за период в валюте балансовой единицы и альтернативных валютах
Данные о начальных остатках и оборотах по лицевым счетам за период для каждого из ракурсов (кодов ОГК) в валюте балансовой единицы и альтернативных валютах
Отдельные записи по счетам Главной книги и лицевым счетам, отдельно - открытые позиции, отдельно - выровненные
Заголовки и позиции проведенных документов
Инструментальные средства для формирования отчетов
Для формирования отчетов в R/3 могут использоваться следующие инструментальные средства:
Report painter
R/3 Query
Встроенный язык АВАР4
Report Painter: используется для построения различных суммирующих отчетов, использующих данные об оборотах по счетам за период. Создаваемые отчеты могут иметь только табличную форму. Возможности форматирования сильно ограничены. Зато создание отчетов и их перенастройка выполняются очень легко и доступны подготовленному пользователю. Report Painter можно использовать для создания форм приложений к балансу.
R/3 Query: используется для построения отчетов по оперативным данным. Содержит встроенные средства для суммирования, АВС-анализа и т.д. Достаточно прост в освоении. Позволяет легко создавать различные списки, например, дебиторов с наибольшей задолженностью и т.п.
АВАР4 является встроенным языком системы R/3, Большая часть системы написана на нем. На языке АВАР4 можно писать отчеты любой сложности, такие как книга покупок или книга продаж. Должен использоваться только специалистами.
Знаете ли Вы, что системный анализ - это метод научного познания, нацеленный на установление структуры исследуемой системы. Метод системного анализа является необходимой предпосылкой метода математического моделирования.
