Создание описания и графика проекта в MS Project

1. Ввод данных по проекту
2. Формирование и представление графика работ
3. Дополнительные возможности ПО MS Project

1. Ввод данных по проекту

Процесс работы с проектом в системе MS Project начинается с ввода данных (формирования описания проекта). Основными этапами этого процесса являются:

1. определение опорных дат проекта;
2. создание перечня операций с оценкой их продолжительности;
3. формирование (при необходимости) иерархии операций;
4. задание связей между операциями;
5. создание списка ресурсного обеспечения;
6. назначение ресурсного обеспечения операциям.

Таблица 9.1. Типы зависимостей между операциями

Задание иерархии операций в проекте
В подавляющем большинстве случаев операции в проектах не являются равноправными. Чаще всего можно выделить составные операции, которые распадаются на ряд более простых работ. При этом такая вложенность может иметь несколько уровней глубины. Возможности по заданию иерархической структуры операций, входящих в проект, достаточно удобно реализованы в MS Project.
Для того чтобы сделать операцию подчиненной по отношению к вышестоящей, необходимо выделить запись, соответствующую этой операции, и щелкнуть мышью на пиктограмме Indent, по умолчанию находящейся в панели инструментов Format (Форматирование). Функция Outdent, соответственно, обратно повышает уровень операции в иерархии.
Также функции управления иерархией операций доступны из меню Project > Outline. Для каждой составной операции показатели продолжительности, трудоемкости и финансовых затрат определяются автоматически по совокупности входящих в нее подопераций. Помимо этого в плане интерфейсного сервиса предусмотрены возможности по выводу или сокрытию уровней иерархии.
Вкачестве примера составной операции приведен этап G "Опытная эксплуатация системы" проекта "ТЕСТ". Он разбит на три составные части:
тестирование аппаратного обеспечения;
раздельное тестирование подсистем программного обеспечения;
комплексное тестирование автоматизированной системы.
В свою очередь, первая подоперация делится на части:
тестирование вычислительной техники;
тестирование коммуникационного оборудования.
Задание ограничений по времени
Помимо задания логических связей между операциями, отдельные "ключевые" операции можно привязать к конкретным моментам времени.
Для того чтобы осуществить привязку текущей операции, необходимо:
1. Выбрать пункт меню Project > Task Information (либо просто щелкнуть мышью по нужной записи в перечне операций).
2. В появившемся окне диалога выбрать вкладку Advanced.
3. Изменить значение полей, входящих в группу Constrain Task: Type (тип ограничения) и Date (момент времени, к которому производится привязка).
В MS Project допускается задание различных типов привязки. Например, "Start No Later Than" (начало не позднее, чем...) или "Finish No Earlier Than" (завершение не ранее, чем...) и т. п.
Для операций, по которым заданы соответствия конкретным моментам времени, в таблице с перечнем в специальной колонке выводится специальная Пиктограмма.
Отметим, что данной возможностью следует пользоваться крайне осторожно, так как наличие конкретных временных ограничений блокирует многие функции по автоматическому перевычислению графика проекта, поэтому по умолчанию для операций задается тип привязки "As Soon As Possible" (начинать как можно раньше).

Формирование ресурсного обеспечения проекта
Непременным элементом процесса управления проектами является планирование и управление ресурсами, которые необходимы для выполнения предусмотренных работ. Например, в контексте учебного примера "ТЕСТ" в качестве таковых могут рассматриваться вычислительная и множительная техника, группы разработчиков прикладного ПО, системных программистов и т. д.
Для формирования списка доступных ресурсов проекта следует вызвать функцию меню Tools > Resources > Assign Resources (либо нажать комбинацию клавиш Alt+ F10), после чего появляется диалоговое окно с именем Assign Resources, позволяющее формировать список ресурсов и присваивать те или иные ресурсы текущей операции. Присвоение некоторого количества того или иного ресурса текущей операции возможно либо непосредственно из окна Assign Resources (для этого в нем предусмотрена специальная кнопка Assign), либо из вкладки Resources окна Task Information (напомним, что для его вызова достаточно щелкнуть мышью на записи, относящейся к нужной операции).
При обсуждении вопросов формирования информационной базы по ресурсному обеспечению проекта необходимо особо остановиться на том содержании, которое вкладывается в понятие "ресурс". На самом общем уровне ресурсы могут быть классифицированы на возобновляемые и не возобновляемые. К возобновляемым относятся такие ресурсы, как рабочее время работников или некоторые постоянно применяемые технические средства (основные фонды). Примером не возобновляемых ресурсов могут служить финансы, материалы, энергия и т. ft.
В MS Project предусмотрена возможность работы только с одним видом не возобновляемых ресурсов - финансами, или, другими словами, предполагается, что любые виды не возобновляемых ресурсов будут сведены к денежному эквиваленту1. Вообще говоря, в профессиональной литературе по данной программной системе предлагаются определенные пути преодоления этого несомненного неудобства, однако они носят весьма частный и искусственный характер.
В то же время арсенал средств по управлению возобновляемыми ресурсами, доступный пользователям MS Project, достаточно широк, поэтому в дальнейшем мы сконцентрируем наше внимание на нем и под термином "ресурсы" по умолчанию будем понимать именно возобновляемые ресурсы. Очевидно, что их количественные характеристики однозначно связаны с временными параметрами тех операций, которые они обеспечивают. Для описания этой зависимости в MS Project используются понятия: продолжительность операции (Duration), трудоемкость (Work)2, количество единиц ресурса (Units). Их связывает соотношение Work = Duration x Units.
Размерность переменной Work определяется размерностью переменной Duration, то есть может измеряться в минутах, часах, днях и неделях. Количество единиц ресурса может измеряться в долях единицы или процентах. При этом значение потребности в ресурсах (Units) для любой операции может быть задано в пределах от 0 до 10 000 (1 000 000%), (рис. 9.16). Еще раз подчеркнем, что такой подход к измерению ресурса обусловлен его возобновляемой природой, при которой его физический объем может считаться постоянным, и принципиальным является то, какая его часть задействуется на обеспечение той или иной операции.
Правила формирования значений продолжительности, трудоемкости и количества ресурсов для операции зависят от ее типа. Существуют следующие типы:
операции с фиксированной продолжительностью;
операции с фиксированным количеством единиц ресурса;
операции с фиксированной трудоемкостью.
Схематично правила преобразования параметров операции могут быть описаны с помощью табл. 9.2.

Таблица 9.2. Преобразование параметров операции в зависимости от ее типа

Правила интерпретации содержимого табл. 9.2 продемонстрируем на примере операций с фиксированной продолжительностью:
если пользователь меняет величину продолжительности с D на DH то число единиц ресурса U остается неизменным, а трудоемкость пересчитывается по формуле W=DHU;
если меняется трудоемкость с W на WH то продолжительность D остается неизменной, а число единиц ресурса пересчитывается по формуле U=WH/D;
наконец, если меняется число единиц ресурса с U на UH то продолжительность D остается неизменной, а трудоемкость пересчитывается по формуле W-DUH.
Правила преобразования параметров операций других типов, описанных в табл. 9.2, интерпретируются аналогично.

2. Формирование и представление графика работ

Простейшим (хотя порой весьма эффективным) инструментом планирования и управления проектом является визуальный анализ его графика. С этой точки зрения MS Project предоставляет менеджерам достаточно богатый арсенал средств.
Технологически данные задачи решаются на уровне задания видов (Views) проекта. Выбирать способы представления проекта можно либо с помощью специальной панели управления, расположенной в левой части главного окна программы, либо с помощью меню View.
Календарный график
Наиболее детальным способом визуального представления проекта является календарный график(Calendar).
В данном режиме подробную информацию об операциях, выполняющихся в заданный день, можно получить, щелкнув мышью на его номере, в результате чего появляется окно.
Обобщая свойства режима календарного графика, можно заметить, что при таком способе визуализации удобно получать ответ на вопрос "Какие операции должны выполняться на заданную дату?" и практически невозможно получить представление о продвижении проекта в целом.

Диаграмма Гантта
Другим способом визуального представления проектов являются диаграммы Гантта. Они, как уже отмечалось ранее, представляют собой исторически один из первых и весьма эффективный метод оперативно-календарного планирования, активно применявшийся самостоятельно еще до появления автоматизированных вычислительных систем. Собственно говоря, нами ранее по умолчанию уже использовался режим вывода информации по проекту в виде графиков Гантта. Это делалось, допустим, тогда, когда описывались методы задания иерархических связей между операциями.
Весьма полезным оказывается предусмотренный в MS Project обширный набор возможностей по гибкому конфигурированию вида ленточных диаграмм. Наиболее используемые функции доступны из выпадающего меню, активизируемого при щелчке мышью по прямоугольным полосам графика. Например, если выбрать функцию Format, то появится окно диалога, позволяющее изменить информацию, выводимую по одной конкретно выбранной операции. Cпособ задания легенд, которые сопровождают прямоугольник, отображающий длительность операции (Ваr). В данном случае справа от него будет выводиться информация о проценте выполнения работ по операции (% Complete).
Удобным и часто используемым средством работы с визуальными представлениями проектов является функция Zoom, доступная из Этикетного меню, активизируемого при щелчке мышью по области дат, либо из меню View > Zoom. Она дает возможность выбрать масштаб, в котором будет выводиться график проекта. В частности, возможен выбор режима масштабирования Entire Project, который позволяет вывести в максимально крупном виде весь проект.

Сетевая диаграмма
Название следующего способа представления проекта - PERT Chart. В русском переводе это термин обычно называют сетевой диаграммой. Данный способ представляет совокупность операций проекта в виде логической схемы типа вершинного графа (см. 9.1.2), то есть операции изображаются с помощью прямоугольников, а связи между ними - с помощью стрелок.
Очевидно, что при решении задач, требующих оценки временных характеристик проекта, сетевая диаграмма оказывается малоинформативной, однако при структурно-логическом анализе она может быть весьма полезной.

Другие способы представления проекта
Если обратить внимание на панель управления видами проекта, то на ней помимо перечисленных можно обнаружить еще несколько других способов представления, а именно:
Task Usage - таблица данных по операциям с детальным распределением ресурсов;
Tracking Gantt - разновидность стандартной диаграммы Гантта (Gantt Chart), формат которой специально ориентирован на отображение процесса выполнения проекта;
Resource Sheet - сводим таблица загрузки ресурсов;
Resource Usage - таблица загрузки ресурсов (с детализацией по операциям).
Наконец, последняя пиктограмма на панели управления видами называется More Vfews (Другие виды). При выборе ее происходит переход в режим, позволяющий пользователю создавать собственные варианты представлений проекта .
Как видно, представления проекта можно создавать (кнопка New) и копировать (кнопка Сору), а также редактировать их отдельные параметры (кнопка Edit). Формы и таблицы, визуализирующие проект, заполняются на основе содержания единой базы данных MS Project. Это гарантирует, что любое изменение, произведенное в одном режиме (виде), автоматически отображается во всех других видах.
Следует иметь в виду, что различные формы визуализации проекта являются взаимодополняющими инструментами и ни одна из них сама по себе не может дать полной информации обо всех его характеристиках, состояниях и параметрах. Поэтому важнейшим критерием уровня мастерства и квалификации специалиста rib сетевому планированию является его умение создавать функционально достаточный и одновременно не избыточный набор представлений. MS Project позволяет ИХ комбинировать, разбивая экран по горизонтали на верхнюю и нижнюю части. При этом верхняя часть экрана содержит основную форму, а нижняя - дополнительную, которая уточняет информацию основной. Пример такого подхода к решению задач, где в верхней (основной) части задано представление типа Gantt Chart (диаграмма Гантта), а в нижней (дополнительной) - Task Usage (таблица загрузки ресурсов).

Фильтры
Важнейшей сервисной характеристикой любого программного обеспечения является наличие в нем средств по оперативному отбору той информации (из всей ее Срво1супности), которая необходима пользователю в некоторый фиксированный момент времени. В рассмотренных выше программах (Word, Excel, Access) стандартным и удобным способом решения этой задачи явились фильтры. Аналогичный механизм реализован и в MS Project.
С помощью фильтров (они доступны из панели инструментов либо из меню Project > Filtered For...) задаются логические условия вывода или скрытия данных в формы и таблицы (с учетом их содержания). Пользователь может либо использовать заранее определенные фильтры, сохраняемые в системе настроек, либо создавать новые по своему усмотрению.
Полезный инструмент работы с данными проекта представляет собой функция Autofilter (Автофильтр), ее легко вызвать щелчком мышью на пиктограмме.
Принцип работы режима автофильтра такой же, как и у аналогичных режимов в Excel и Access, то есть при его активизации к заголовкам всех колонок добавляется управляющая кнопка, по нажатии которой открывается раскрывающийся список всех возможных значений" содержащихся в текущей колонке. Выбор любого значения из списка приводит к тому, что в действующем представлении будут выводиться только те данные, для которых текущее поле имеет выбранное значение. Фильтрующие условия, накладываемые на различные колонки, могут дополнять друг друга по правилу логического сложения ("И").

3. Дополнительные возможности ПО MS Project

Назначение данного пункта - кратко охарактеризовать те средства и возможности MS Project, о которых в силу ограниченности размеров учебного пособия мы не сможем рассказать подробно, но которые, по мнению авторов, имеют принципиальное значение при конкретной работе по планированию и управлению проектами.

Печать отчетов
Отпеты (Reports) представляют собой инструмент вывода на печать (жесткий riociWteJiu) информации, хранимой в базе данных проекта и отформатированной заданным образом. Управление отчетами осуществляется через меню View > Reports... Из него последовательно вызываются окна выбора группы отчетов и выбора из группы) отчета конкретного типа.
В MS Project отчеты делятся на группы:
Overview - общие сведения о проекте;
Current Activities - выполняемые работы;
Costs - затраты;
Assignments - назначение ресурсов;
Workload - загрузка ресурсов;
Custom - созданные пользователем.

Пользователь может либо воспользоваться встроенными стандартными отчетами, либо разработать собственные типы отчетов. Основой для их формирования являются формы представления данных о графике проекта, таблицы, фильтры. Окно режима определения нового типа отчета - Task Report. Оно вызывается кнопкой Edit из окна Custom Reports.
В отчеты могут быть включены только данные из табличной части проекта, однако с помощью команды File " Print могут быть распечатаны любые представления проекта. В заключение следует отметить, что в плане сервиса и интерфейса процесс печати в MS Project организован так же, как и в других программных продуктах семейства MS Office.

Создание программных расширений
В MS Project, как и в других программных продуктах, входящих в семейство MS Office, встроена гибкая система создания дополнительных программных надстроек, которые расширяют его функциональные возможности. Данные функции доступны из меню Tools > Macro. Макропрограммы создаются в среде встроенного языка программирования Visual Basic for Applications (VBA), являющейся универсальной для всего семейства MS Office. Используя редактор л отладчик VBА, пользователь, обладающий определенным
опытом программирования, может создавать собственные процедуры и функции, автоматизирующие какие-либо часто повторяющиеся действия по обработке содержания проекта. При этом для обращения из вновь создаваемых процедур к данным проекта и работы с соответствующими функциями (методами) их обработки Используется специальный объектно-ориентированный программный интерфейс.
В завершении разговора о программировании в череде MS Project приведем в качестве примера листинг простейшей программы, которая выводит список всех на текущий момент проектов.

Данная процедура, выводит список всех открытых на текущий момент проектов
Sub OutOpenProjectNames( )
описание переменных
Dim i As Long, strNames As String цикл no всем открытым проектам
свойство .Count содержит количество членов в семействе Projects
For i = 1 То Projects.Count
свойство.FullName содержит полное наименование
проекта, которое добавляется к строке strNames
strNames = strNames & Projects(i).FullName & vbCrLf
Next i
вывод строки со списком имен проектов
MsgBox strNames
End Sub

Работа с шаблонами и настройками
Анализируя многие из описанных ранее алгоритмов работы с системой MS Project, читатель может прийти к вполне обоснованному выводу о том, что существенная доля трудозатрат пользователя приходится на создание различного рода настроек и конфигураций способов представления данных в проектах, фильтров и т. п.
В большинстве случаев затраты времени пользователя могут быть уменьшены за счет грамотного применения им системы шаблонов и настроек. По умолчанию настройки разработанных и измененных пользователем форм, таблиц, представлений (видов), отчетов, макросов и других объектов запоминаются в специальном файле шаблонов GLQBALMPT. Фактически, он играет ту же роль, что и файл NORMALDOT в MS Word. Поскольку GUOBALMPT открывается всякий раз при запуске MS Project, то однажды созданные и запомненные в нем настройки становятся доступными для любых новых проектов, с которыми в дальнейшем будет вестись работа на данном компьютере. Одновременно пользователь при желании может сохранять настройки и в файле проекта. Это имеет смысл делать, если такие настройки носят уникальный характер или должны быть перенесены вместе с проектом на другой компьютер, где используется свой GLOBALMPT. Для манипуляций с данными по шаблонам и настройкам, переноса их из проекта в GLQBALMPT и обратно в MS Project предусмотрен режим организатора, который может быть вызван из меню Tools " Organizer.

Поддержка технологий совместной работы
В MS Project реализованы возможности по организации совместной работы с общим проектом (или проектами) для группы пользователей (Workgroup), связанных в рамках некоторой вычислительной сети. В данном режиме реализованы следующие функции:
пересылка плановых заданий на рабочие станции участников проекта;
получение от членов рабочей группы проекта информации о его ходе и результатах;
автоматический пересчет графика проекта на основе данных, полученных от других пользователей;
поддержка системы совместно используемых ресурсов.

НОВОСТИ ФОРУМА Рыцари теории эфира

10.11.2021 - 12:37: ПЕРСОНАЛИИ - Personalias -> WHO IS WHO - КТО ЕСТЬ КТО - Карим_Хайдаров. 10.11.2021 - 12:36: СОВЕСТЬ - Conscience -> РАСЧЕЛОВЕЧИВАНИЕ ЧЕЛОВЕКА. КОМУ ЭТО НАДО? - Карим_Хайдаров. 10.11.2021 - 12:36: ВОСПИТАНИЕ, ПРОСВЕЩЕНИЕ, ОБРАЗОВАНИЕ - Upbringing, Inlightening, Education -> Просвещение от д.м.н. Александра Алексеевича Редько - Карим_Хайдаров. 10.11.2021 - 12:35: ЭКОЛОГИЯ - Ecology -> Биологическая безопасность населения - Карим_Хайдаров. 10.11.2021 - 12:34: ВОЙНА, ПОЛИТИКА И НАУКА - War, Politics and Science -> Проблема государственного терроризма - Карим_Хайдаров. 10.11.2021 - 12:34: ВОЙНА, ПОЛИТИКА И НАУКА - War, Politics and Science -> ПРАВОСУДИЯ.НЕТ - Карим_Хайдаров. 10.11.2021 - 12:34: ВОСПИТАНИЕ, ПРОСВЕЩЕНИЕ, ОБРАЗОВАНИЕ - Upbringing, Inlightening, Education -> Просвещение от Вадима Глогера, США - Карим_Хайдаров. 10.11.2021 - 09:18: НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ - New Technologies -> Волновая генетика Петра Гаряева, 5G-контроль и управление - Карим_Хайдаров. 10.11.2021 - 09:18: ЭКОЛОГИЯ - Ecology -> ЭКОЛОГИЯ ДЛЯ ВСЕХ - Карим_Хайдаров. 10.11.2021 - 09:16: ЭКОЛОГИЯ - Ecology -> ПРОБЛЕМЫ МЕДИЦИНЫ - Карим_Хайдаров. 10.11.2021 - 09:15: ВОСПИТАНИЕ, ПРОСВЕЩЕНИЕ, ОБРАЗОВАНИЕ - Upbringing, Inlightening, Education -> Просвещение от Екатерины Коваленко - Карим_Хайдаров. 10.11.2021 - 09:13: ВОСПИТАНИЕ, ПРОСВЕЩЕНИЕ, ОБРАЗОВАНИЕ - Upbringing, Inlightening, Education -> Просвещение от Вильгельма Варкентина - Карим_Хайдаров.