Создать простой выпадающий список в ячейке с данными из этого же файла - легкая задача. Все усложняется, когда данные для списка находятся в другом файле. Для решения этой проблемы можно использовать функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), чтобы сформировать правильную ссылку на внешний файл.
Например, если необходимо поместить в список содержимое ячеек А1:А10 из файла Товары.xls, нужно в поле Источник ввести следующую конструкцию:
=ДВССЫЛ("[Товары.xls]Список!$A$1:$A$10")
Функция ДВССЫЛ преобразует текстовую строку аргумента в реальный адрес, используемый для ссылки на данные. Обратите внимание, что имя файла заключается в квадратные скобки, а восклицательный знак служит разделителем имени листа и адреса диапазона ячеек.
Если файл с исходными данными для списка лежит в другой папке необходимо указать полный путь к файлу, например, следующим образом:
=ДВССЫЛ("'C:\TEMP\[Товары.xls]Список'!$A$1:$A$10")
В данном случае не забудьте заключить в апострофы полный путь к файлу и имя листа.
P.S.
Минус всей этой системы только один - выпадающий список будет корректно работать только в том случае, если файл Товары.xls открыт.