1. Технология управления финансами проекта в MS Project
Теория и практика управления финансами работ проектного типа является составной
частью специального раздела экономической науки - финансового менеджмента. Принципиальной
особенностью задач данного класса является то, что управление финансами проекта
предполагает анализ и воздействие на будущие затраты и доходы, в то время как,
допустим, бухгалтерский учет всегда обращен к уже произведенным затратам и полученным
доходам.
Необходимо обратить внимание читателя на то, что здесь речь о финансовом управлении
пойдет исключительно с точки зрения изучения информационной поддержки, которую
обеспечивает ему MS Project. Более того, нужно четко выделить тот факт, что
возможности данной программной системы позволяют ей работать лишь с весьма ограниченным
кругом задач. Это прежде всего задачи, связанные с накоплением исходной информации
по финансовым затратам, ее первичная обработка и относительно несложный анализ.
Для решения более серьезных задач: обеспечения полномасштабного финансового
менеджмента и бизнес-планирования - существуют специальные программные пакеты,
например "Альт-Инвест", Project Expert, "Бизнес-План Про".
К типичным задачам финансового управления проектом, которые могут решаться в
среде MS Project, относятся:
предварительная оценка финансовой состоятельности проекта;
управление финансовыми ресурсами на основе сопоставления и анализа фактических
и плановых затрат.
Оценка предполагаемых потребностей в финансовых ресурсах основывается на исходной
информации о графике проекта. При этом, вообще говоря, могут быть учтены компоненты
трех типов:
затраты, обусловленные фактом существования некоторой операции, или так называемые
постоянные затраты на операцию;
затраты, связанные с фактом использования ресурса некоторого вида (например,
плата за заказ);
затраты, пропорциональные количеству используемого ресурса, где Costi - суммарные
финансовые затраты на операцию; Fixed Costi - постоянные затраты на выполнение
i-й операции; PerUseCostj - плата за факт использования j-го ресурса (плата
за заказ); Standard RatCj - тарифная ставка за использование j-го ресурса в
рамках плановой работы (например, рублей в день); OvertimeRatej - тарифная ставка
за использованием-го ресурса на условиях сверхурочной работы (Overtime Work);
Worky - трудоемкость работы (использования) j-го ресурса для i-й операции (в
единицах времени); OvtWorky - трудоемкость работы (использования) j-го ресурса
для i-й операции на условиях сверхурочной работы (в единицах времени).
Здесь необходимо пояснить тот смысл, который в MS Project вкладывается в понятие
"сверхурочная работа". Как уже отмечалось, продолжительность операции
(Duration) прямо пропорционально зависит от ее трудоемкости (Work). В то же
время, продолжительность может быть снижена за счет так называемой сверхурочной
работы (Overtime Work), которая не входит в основной график, но должна оплачиваться
по иным (как правило, повышенным) тарифным ставкам (Overtime Rate). Другими
словами, часть "работы" Work переводится в категорию "сверхурочной
(дополнительной) работы" Overtime Work, но за это следует платить больше.
Соответственно, затраты на весь проект определяются как сумма затрат на операции:
ProjectCost = ?Costj
Валюта, в которой будут измеряться финансовые показатели, определяется при конфигурации
параметров программы (меню Tools > Options..., вкладка View, секция Currency).
2. Формирование информационной базы
для финансовых расчетов
Как нетрудно предположить, отправным пунктом для действий по организации управления
финансами проекта являются операции по формированию исходной информационной
базы:
Формирование таблиц тарифных ставок операций
Для формирования таблиц тарифных ставок можно воспользоваться следующим алгоритмом.
1. Выбрать вид проекта Resource Sheet (либо другое представление проекта, содержащее
перечень ресурсов).
2. Щелкнув левой кнопкой мыши на записи, соответствующей выбранному ресурсу,
активизировать окно диалога Resource Information, в котором выбрать вкладку
Costs.
ПРИМЕЧАНИЕ
Вкладка Costs содержит набор таблиц тарифных ставок (в качестве их имен используются
латинские литеры от А до Е). Такая организация позволяет хранить в проекте одновременно
несколько ценовых политик и оперативно переходить от одной к другой.
3. Выбрать нужную таблицу тарифов от А до Е.
4. В строке тарифной таблицы заполнить поля (рис. 9.43):
Standard Rate - ставка за использование ресурсов в рамках установленных лимитов;
OverTime Rate - ставка за использование ресурсов в рамках сверх установленных
лимитов;
Per Use Cost - плата за факт использования ресурса (плата за заказ).
ПРИМЕЧАНИЕ
Структура тарифной таблицы позволяет достаточно гибко учитывать изменения системы
цен, так как она позволяет привязывать значения тарифов к временным периодам
(в поле Effective Date вводится дата, до которой действуют ставки, содержащиеся
в текущей строке).
Поле Cost accrual определяет порядок вычисления затрат в процессе выполнения
проекта. Оно может принимать значения:
Start - финансовые затраты привязываются к моменту начала операции;
End - финансовые затраты привязываются к моменту завершения операции;
Prorated - финансовые затраты распределяются в процессе выполнения операции
пропорционально интенсивности работы.
Для определения того, какую тарифную таблицу следует использовать при исчислении
затрат, следует выполнить следующие действия:
1. Выбрать вид проекта Task Usage.
2. Если в таблице отсутствует колонка Cost Rate Table, то для того, чтобы ее
вставить, необходимо:
выполнить команду меню Insert > Column;
в поле Field Name в появившемся окне Column Definition установить значение Cost
Rate Table и нажать кнопку ОК.
3. Ввести в строку, соответствующую ресурсу, для которого меняется система цен,
в поле Cost Rate Table код выбираемой тарифной таблицы (А, В, С, D или Е)
Объем сверхурочной работы по операции задается с помощью следующих действий:
1 . Выбрать вид проекта Gantt Chart.
2. Окно представления должно быть составным и содержать дополнительную таблицу
в нижней части. Если это не так, то выполнить команду меню Window > Split.
3. Для таблицы в нижней части экрана выбрать тип Task Form:
выполнить команду меню View > More Views...;
в появившемся диалоговом окне More Views выбрать представление проекта Task
Form.
4. Выбрать Format > Details > Resource Work.
5. Настроенная данным образом таблица, расположенная в нижней части окна, содержит
колонку Ovt. Work. В нее при необходимости могут вводиться объемы сверхурочных
работ по соответствующим операциям.
ПРИМЕЧАНИЕ
Как нетрудно догадаться, необходимые колонки в таблицы могут быть добавлены
с помощью функции меню Insert > Column.
Ввод показателей прямых затрат
Напомним еще раз, что под прямыми (постоянными, Fixed Cost) затратами на операцию
подразумеваются расходы, существование которых обусловливается самим фактом
наличия данной операции в проекте, то есть они не связаны с такими ее характеристиками,
как продолжительность и трудоемкость. Очевидно, что такой тип затрат присущ
только определенным видам экономической деятельности. Одновременно хочется обратить
внимание читателя на то, что именно наличие атрибута постоянных затрат позволяет
на простейшем уровне вести учет не возобновляемых ресурсов проекта.
Для задания значения постоянных затрат следует:
1. Выбрать вид View > Gantt Chart.
2. Выполнить команду View > Table и выбрать из меню таблицу Cost.
3. По умолчанию выбранная таблица Cost содержит колонку, в которую следует вводить
значение постоянных затрат по операциям
3. Основные методы решения задач финансового
управления проектом
Для решения простейших задач финансового управления проектом, перечисленных
в 1, могут эффективно применяться такие формы представления проекта, Как
Task Usage, Resource Usage, Resource Graph, Другим полезным инструментом являются
отчеты группы Costs, в которую входят:
Cash Flow - таблица распределения затрат по I по операциям;
Budget - таблица стоимостных показателей операций;
Overbudget Tasks - отчет по операциям, затраты на выполнение которых превысили
исходные показатели базового плана;
Overbudget Resources - таблица ресурсов (в стоимостном исчислении), затраты
на которые превысили исходные показатели базового плана;
Earned Value - таблица сопоставления плановых стоимостных данных с отчетными.
Перечисленные экранные формы и отчеты, в частности, могут быть использованы:
на этапе предварительной оценки финансовой состоятельности проекта;
при разработке плана финансовых затрат по проекту;
при управлении финансовыми ресурсами в процессе выполнения проекта (сопоставление
плановых и фактических показателей как в разрезе ресурсов, так и в разрезе исполнителей).
Знаете ли Вы, как разрешается парадокс Ольберса? (Фотометрический парадокс, парадокс Ольберса - это один из парадоксов космологии, заключающийся в том, что во Вселенной, равномерно заполненной звёздами, яркость неба (в том числе ночного) должна быть примерно равна яркости солнечного диска. Это должно иметь место потому, что по любому направлению неба луч зрения рано или поздно упрется в поверхность звезды. Иными словами парадос Ольберса заключается в том, что если Вселенная бесконечна, то черного неба мы не увидим, так как излучение дальних звезд будет суммироваться с излучением ближних, и небо должно иметь среднюю температуру фотосфер звезд. При поглощении света межзвездным веществом, оно будет разогреваться до температуры звездных фотосфер и излучать также ярко, как звезды. Однако в дело вступает явление "усталости света", открытое Эдвином Хабблом, который показал, что чем дальше от нас расположена галактика, тем больше становится красным свет ее излучения, то есть фотоны как бы "устают", отдают свою энергию межзвездной среде. На очень больших расстояниях галактики видны только в радиодиапазоне, так как их свет вовсе потерял энергию идя через бескрайние просторы Вселенной. Подробнее читайте в FAQ по эфирной физике.
