Управление циклом реализации и ресурсами проекта

Вопросы, рассмотренные в предыдущем разделе, были, в основном, посвящены технологическим (вспомогательным) аспектам работы MS Project. Теперь мы переходим к проблематике, непосредственно связанной с реализацией в рамках данной программной системы экономических задач.

1. Критический путь и методы управления им

Одой из главнейших проблем управления проектами является управление циклом реализации. Как правило, задачи такого типа формулируются как задачи минимизации (или ограничения в заданных пределах) времени выполнения проекта.
В случае последовательной структуры проекта (то есть когда проект распадается ВД операции, выполнение которых не может быть совмещено) задача управления периодом его реализации с точки зрения теории сетевого планирования становится тривиальной. Однако если какие-то работы по проекту можно вести параллельно, то ответ на вопрос, как составить кратчайший по продолжительности график, значительно усложняется.
Существенную роль в методах решения данной проблемы играют понятия критической операции и критического пути. Для начала поясним их смысл на примере. Как нетрудно заметить операция "Создание аппаратного обеспечения", с одной стороны, может вестись одновременно с операцией "Создание программного обеспечения", а с другой - имеет меньшую продолжительность, что позволяет изменять момент начала данной операции, не влияя на сроки начала последующих операций и момент завершения проекта в целом.
Момент графика проекта, начиная с которого, операция может быть поставлена на выполнение, называют ранним стартом, а момент, позже которого операция не может быть завершена, чтобы не сдвинулось начало зависимых от нее операций, - поздним финишем. Если из значения позднего финиша вычесть значения раннего старта и длительность самой операции, то получится свободный резерв времени. Операции, для которых свободный резерв времени равен нулю, называют критическими. Множество всех критических операций проекта образует его критический путь. Другими словами, критический путь представляет собой совокупность таких операций, увеличение длительности которых ведет к увеличению длительности проекта в целом. Очень часто та степень точности, с которой мы можем оценить продолжительность той или иной операции, оказывается весьма приблизительной. MS Project позволяет учитывать эти обстоятельства, относя к критическому пути те операции, величина резерва времени которых отличается от нуля, но не превышает некоторого предела. Очевидно, что в этом случае появляется возможность существования в проекте сразу нескольких "параллельных" критических путей. Для установки данного режима необходимо выполнить следующую последовательность действий.
1. Вызвать команду меню Tools > Options.
2. Выбрать вкладку Calculation.
3. В поле Tasks are critical if slack is less than or equal to ввести значение, определяющее предел, после которого в случае снижения значения свободного резерва времени операция будет включаться в критический путь.
4. Установить переключатель Calculate multiple critical paths, что позволит контролировать одновременно несколько критических путей,
5. Нажать кнопку ОК.

Среди основных средств управления критическим путем проекта, доступных в MS Project могут быть названы:
Визуальное выделение операций, относящихся к критическому пути, при помощи форматирования;
применение фильтров для обеспечения возможности сосредоточить внимание исключительно на операциях критического пути;
Определение параметров критического пути (продолжительности, моментов начала и завершения операций).
Остановимся на этих методах работы более подробно.

Визуальное выделение операций критического пути
Для визуального выделения операций, входящих в критический путь, необходимо выполнить команду меню Format > GanttChartWizard. Она вызывает специальную программную надстройку - мастер форматирования, которая, вообще говоря, в режиме диалога позволяет пользователю в соответствии с его потребно-СЙЙ1И гибко менять представление проекта в виде диаграмм Гантта. В данном случае находясь на этапе 2 (step 2), следует установить переключатель Critical path.
Далее, следуя подсказкам мастера (последовательно вводя параметры и нажимая кнопку Next, а в завершении - кнопку format It), пользователь получает такой вид проекта, в котором отчетливо видны все операции, входящие в критический путь. По умолчанию критические операции выделяются красным цветом, а некритические - синим.

Применение фильтров для выделения операций критического пути
Для того чтобы оставить на диаграмме только критические операции (убрать некритические), следует в окне задания фильтров на панели инструментов выбрать встроенный фильтр Critical.

ПРИМЕЧАНИЕ
При работе с описанным режимом визуализации необходимо учитывать следующую особенность - несмотря на то, что после внесения изменений в исходные данные проекта все его показатели автоматически пересчитываются, перевывод содержимого критического пути не производится, и поэтому процедуру задания фильтра Critical необходимо повторить.

Определение параметров критического пути
Точные значения начала и конца критического пути можно получить, выполнив команду меню Project > Project Information. По ней вызывается окно Project Information в котором поле Start Date содержит дату начала работ, а поле Finish Date - дату их окончания.
Для наглядного определения продолжительности операций критического пути в график проекта удобно ввести сводную операцию, объединяющую все его составное части. Это можно сделать с Помощью команды Tools > Options. В появившемся окне следует выбрать вкладку View. Если в группе Outline options установить переключатель Project summary task, то в перечень работ графика будет включена составная операция. Ее продолжительность (Duration) будет равна продолжительности критического пути проекта.
Перечисленные методы работы с критическим путем позволяют решать стандартные задачи по его сокращению. Как правило, оно может быть достигнуто за счет:
сокращения длительности критических операций;
дополнительного "распараллеливания" операций;
изменения структуры проекта и его отдельных операций.
Очевидно, что в каждом конкретном случае выбор того или иного пути осуществляется, исходя из специфики и условий выполнения проекта.

2. Базовый план и контроль его выполнения
Как уже упоминалось ранее, завершающим этапом сетевого планирования является оперативное управление проектом. В его основе лежат: 1) сопоставление действительных результатов процесса выполнения проекта с изначально намеренным планом; 2) анализ имеющихся расхождений; 3) выработка на его основе корректирующих управляющих воздействий.
Технологически в MS Project задачи оперативного управления реализуются через функции и режимы, позволяющие:
вводить и сохранять данные о базовом плане проекта;
вносить в график проекта данные о его ходе и результатах;
выявлять отклонения результатов выполнения от базового плана.
Базовый и промежуточный планы
Под базовым планом (Baseline) в MS Project понимают эталонный график следования и продолжительности операций, информация о котором сохраняется параллельно с данными о вносимых текущих изменениях.
Для того чтобы сохранить базовый план, нужно:
1. Выполнить команду меню Tools > Tracking > Save Baseline.
2. В появившемся диалоговом окне выбрать опцию Save Baseline и нажать кнопку ОК.
Описанные действия можно выполнить в любой момент работы с проектом. При этом каждый раз ранее сохраненные данные по базовому плану будут заменены текущими данными.

ВНИМАНИЕ
MS Project может запомнить только одну версию базового плана!

ПРИМЕЧАНИЕ
При первом (после создания) сохранении проекта пользователю выдается запрос о том, следует ли запоминать базовый план. Как видно при сохранении базового плана можно определить, будет ли запомнена (изменена) информация по проекту в целом или только по отдельным операциям.

Также обратим внимание читателя и на то, что в базе данных MS Project помимо базового плана может сохраняться и так называемый промежуточный план (Interim plan), см. соответствующую опцию (Save interim plan) в диалоговом окне.
Сохранение данных о ходе работ
Без преувеличения можно утверждать, что необходимым условием успеха любой управленческой деятельности является наличие точной и продуманной системы оперативной отчетности. Принципы формирования такой системы составляют предмет специальной экономической дисциплины - управленческого учета, и вряд ли будет целесообразным обсуждать их на страницах данной книги.
Поле для ввода процента выполнения
В данном случае для нас представляют интерес технологические возможности ПО MS Project по решению учетных задач. Вообще говоря, их арсенал достаточно бога*. Ограничимся описанием простейшего алгоритма внесения отчетной информации в график проекта:
1. Выбрать в качестве способа визуального представления проекта Tracking Gantt, который специально ориентирован на отображение процесса выполнения? При выбранном способе представления каждой операции соответствуют две полосы: нижняя отображает временные характеристики операции в соответствии с базовым планом, а верхняя - фактические. При этом закраска верхней полосы отображает процент выполнения работ по соответствующей операции (его значение находится справа).
2. Выбрать в таблице, находящейся в левой части окна, нужную операцию.
3. В поле % Complete ввести значение доли выполненных работ по операции в процентах.

ПРИМЕЧАНИЕ
Интерфейс MS Project предусматривает возможность изменения значения степени готовности непосредственно на диаграмме с помощью мыши.
Дополнительно отметим и то, что форма представления Tracking Gantt является эффективным инструментом для выявления отклонений текущего состояния проекта от его базового плана.

3. Управление ресурсами проекта
Естественным и эффективным инструментом по управлению ресурсами проекта является коллекция представлений (видов) проекта, которые специально ориентированы на решение задач данного типа. В данном разделе мы более подробно остановимся на их возможностях и особенностях применения.
Представление проекта Task Usage - таблица данных по операциям с детальным распределением ресурсов - позволяет получить подробную информацию о том, какой вклад в трудоемкость каждой операции вносит каждый ресурс как в течение всего проекта, так и в течение отдельных периодов его реализации. При этом уровень интеграции этих периодов может определяться самим пользователем с помощью функции Zoom контекстного меню.
Представление Resource Usage - таблица загрузки ресурсов (с детализацией по операциям) - решает аналогичную задачу с той лишь разницей, что данные сначало группируются по видам ресурсов, а затем - по операциям. Таким образом, данное представление позволяет проводить анализ количественного распределения отдельно взятого ресурса по различным этапам проекта.
Иногда оказывается полезным совмещать количественный анализ распределения ресурсов во времени с визуальным представлением данного процесса, для чего служит Resource Graph - диаграмма загрузки ресурсов. Как можно заметить, несомненным достоинством данного способа работы с информацией является наглядное выделение тех периодов, на которых происходит превышение заранее установленного предела на доступный объем ресурса (Max. Units). Также с помощью различной закраски столбцов диаграммы можно оценить соотношение доступной (Allocated) и требующейся сверх лимита (OverAllocated) долей ресурса.
Наконец, при решении задач сводного планирования и управления ресурсной базой проекта может быть применена таблица Resource Sheet - сводная таблица загрузки ресурсов.
Данная форма работы, во-первых, позволяет оперативно управлять атрибутами ресурса, а во-вторых - выявлять те ресурсы, по которым допускается превышение (на уровне всего проекта) ограничения на доступный объем ресурса, заданный в поле Max. Units. Записи таблицы по таким ресурсам выделяются цветом, а также помечаются пиктограммой.

Знаете ли Вы, как разрешается парадокс Ольберса?
(Фотометрический парадокс, парадокс Ольберса - это один из парадоксов космологии, заключающийся в том, что во Вселенной, равномерно заполненной звёздами, яркость неба (в том числе ночного) должна быть примерно равна яркости солнечного диска. Это должно иметь место потому, что по любому направлению неба луч зрения рано или поздно упрется в поверхность звезды.
Иными словами парадос Ольберса заключается в том, что если Вселенная бесконечна, то черного неба мы не увидим, так как излучение дальних звезд будет суммироваться с излучением ближних, и небо должно иметь среднюю температуру фотосфер звезд. При поглощении света межзвездным веществом, оно будет разогреваться до температуры звездных фотосфер и излучать также ярко, как звезды. Однако в дело вступает явление "усталости света", открытое Эдвином Хабблом, который показал, что чем дальше от нас расположена галактика, тем больше становится красным свет ее излучения, то есть фотоны как бы "устают", отдают свою энергию межзвездной среде. На очень больших расстояниях галактики видны только в радиодиапазоне, так как их свет вовсе потерял энергию идя через бескрайние просторы Вселенной. Подробнее читайте в FAQ по эфирной физике.