|
Создание отчетов при помощи сводных таблиц |
  
|
| скрыть/показать скрытый текст |
|
Создание отчетов при помощи сводных таблиц |
|
| скрыть/показать скрытый текст |
Лирическое вступление или мотивация
Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется примерно такая таблица:
В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):
| · | кто из наших менеджеров заключил сделку |
| · | с каким из заказчиков |
| · | какого именно товара и на какую сумму продано |
| · | с какого из наших складов была отгрузка |
| · | когда (месяц и день месяца) |
Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими.
Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Сколько продали в кажом месяце? Кто из менеджеров сколько заказов заключил? Три наших самых крупных заказчика? и т.д.
Ответы на все вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Минуты так за три, примерно. При помощи одного из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel - сводных таблиц.
Поехали...
Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные - Сводная таблица (Data - PivotTable and PivotChartReport). Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц.
Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?
На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего - "в списке или базе данных Microsoft Excel". Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel "понимает" практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант "в нескольких диапазонах консолидации" применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант "в другой сводной таблице..." нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.
Вид отчета - на Ваш вкус - только таблица или таблица сразу с диаграммой.
Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно
На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется - как правило Excel делает это сам.
Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?
На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист - тогда нет риска что сводная таблица "перехлестнется" с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово и переходим к самому интересному - этапу конструирования нашего отчета.
Работа с макетом
То, что Вы увидите, нажав кнопку Готово называется макет (layout) сводной таблицы:
Работать с ним несложно - надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы в области строк, столбцов, страниц и данных макета. Единственная тонкость - делайте это поточнее, не промахнитесь! Поехали...
В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет. Останется его только достойно отформатировать:
Не так уж это все и сложно, не правда ли?
P.S.
Единственный недостаток сводных таблиц - отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh).
|
|
 |
