Данные из Excel можно вставить как объект. В программе PowerPoint или Word
перейдите на вкладку "Главная", щелкните на стрелке под "Вставить" и выберите
функцию "Специальная вставка". Из меню выберите пункт "Microsoft Office Excel 2003
Spreadsheet Object".
Если надпись на кнопке с зависимой фиксацией просто "Вставить", то данные
вставляются так, что по щелчку на них их можно редактировать, как в Excel.
Если выбрать "Вставить связь", любые изменения данных в электронной таблице
отображаются в Word или PowerPoint. Мы получаем "живой" документ.
Если предыдущих объяснений недостаточно, то прочтите подробное объяснение ниже.
Чтобы использовать диалоговое окно "Специальная вставка"
выделите диапазон данных, которые вы хотите скопировать.
На главной вкладке, выберите группу "буфер обмена", нажмите кнопку "Копировать".
или нажмите Ctrl + C.
Щелкните ячейку, в которую требуется вставить этот диапазон.
На главной вкладке, в группе "буфер обмена" нажмите на стрелку вниз до пункта "Вставить" и нажмите кнопку "Специальная вставка".
Из диалогового окна "Специальная вставка" выберите необходимую опцию в разделе "Вставить" :
Для этого в разделе выбрите доступный подходящий вариант.
Например, если вы выберите вариант "Добавить", Excel добавляет соответствующие значения в исходный диапазон и диапазон назначения и заменит диапазон новыми значениями.
В варианте "Бланк" данные не записываются, но формируется пустая таблица - бланк с пустыми клетками. Это полезно, если вы копируете диапазон в другую область, но не хотите пустых ячеек в диапазоне скопированных для перезаписи существующих данных.
Опция "транспонирование" может изменить ориентацию вставки записи. Например, если записи исходных клетках расположены вниз по строкам в одном столбце листа, транспонированная вставка запишет их в одну строку.
Для использования опции "Транспонирование" выделите диапазон данных, которые вы хотите скопировать и перенести. Затем перейдите на главную вкладку, в группу "буфер обмена" и нажмите кнопку "Копировать". Или нажмите Ctrl + C .
Щелкните ячейку, в которой вы хотите разместить выбранный диапазон.
На главной вкладке, в буфере обмена нажмите на стрелку вниз и в группе "Вставить" нажмите кнопку "Транспонировать".
Составьте список допустимых значений в какой-нибудь колонке или строке таблицы. Для этого выберите неиспользуемые ячейки строки или столбца; поместите в каждую из них по одному элементу списка.
В месте, в котором должен отображаться список выбора, выделите ячейки (область выделения не обязательно должна быть непрерывной).
Выберите Data | Validation… (Данные | Проверка данных), а затем List (Список) в разделе Allow (Тип данных).
Отметьте In-cell dropdown (Список допустимых значений), щелкните мышью в поле Source: (Источник), выделите ячейки, содержащие список, и щелкните OK.
Выделите область пустых ячеек,
введите какой-нибудь текст (который появится в первой ячейке),
нажмите клавиши Ctrl-Enter; все ячейки будут заполнены текстом.
Чтобы вставить текст из Word или IE без искажений формата ячеек, нажмите клавишу F2, перейдя перед операцией вставки в режим редактирования. В результате будет вставлен только текст, но не формулы.
Число, которое приходится часто использовать в электронной таблице, можно сделать константой. На вкладке Formulas (Формулы) щелкните Define Name (Присвоить имя) и назначьте ячейке имя (например, «taxrate»). Вставьте в нее число. Это имя можно использовать в формуле (например, =b4*taxrate) вместо координат ячейки. Количество именованных ячеек не ограничено.
С помощью галереи стилей в команде Format as Table (Форматировать как таблицу) (на ленте во вкладке Home) можно быстро преобразовать списки данных в таблицы Excel. Установите флажок My table has headers (Таблица с заголовками) в диалоговом окне (если есть заголовки). С использованием встроенных раскрывающихся меню заголовков можно быстро сортировать или фильтровать столбцы в электронной таблице.
Добавить новый столбец в таблицу Excel очень просто. Поместите формулу (например, SUM) в первую ячейку этого нового столбца данных. Формула автоматически применяется ко всем ячейкам столбца, которые можно сортировать и фильтровать. Добавьте другой столбец и используйте другую формулу (например, AVERAGE), чтобы получить столбец, в котором не учитываются ранее добавленные итоги SUM.
В нижней части той же форматированной таблицы можно получить итог всех чисел. Щелкните в любом месте таблицы и выведите на экран вкладку Table Tools | Design (Работа с таблицами | Разметка страницы). Щелкните в ней, чтобы показать флажки в Table Style Options (Параметры страницы). Установив флажок Total Row, можно немедленно вставить строку итогов. Затем щелкните каждую ячейку в строке итогов и выберите функцию (SUM, AVERAGE или иную) из раскрывающегося меню.
Если нужно ввести новую строку в таблицу с ранее отформатированной строкой итогов, щелкните последнюю ячейку данных справа над итогами. Нажмите клавишу Tab один раз, и будет вставлена новая строка. Все новые ячейки будут отформатированы в соответствии с настройками таблицы.
Если распечатки не соответствуют виду электронной таблицы Excel 2007, проверьте разметку страницы (на вкладке View (Вид)), чтобы точно увидеть вывод принтера. В этом представлении легко добавить нижние и верхние колонтитулы.
С помощью функции условного форматирования можно обнаружить дублированные значения. Выделите список и щелкните Conditional Formatting, выберите Highlight Cell Rules (Правила выделения ячеек) и задайте Duplicate Values (Повторяющиеся значения). В результате будут выделены дублированные значения.
| Действие | Комбинация клавиш | |
| 62. | Применить внешний контур к выбранным ячейкам | Ctrl-Shift-& |
| 63. | Применить формат Date (день, месяц, год) | Ctrl-Shift-# |
| 64. | Применить формат Time (часы, минуты; с обозначением времени до/после полудня) | Ctrl-Shift-@ |
| 65. | Ввод текущего времени | Ctrl-Shift-: |
| 66. | Ввод текущей даты | Ctrl-; |
| 67. | Скрыть выделенные столбцы | Ctrl-0 |
| 68. | Переключиться между отображением значения ячеек и формул в рабочем листе | Ctrl-` |
| 69. | Отобразить диалоговое окно поиска и замены с активной вкладкой замены | Ctrl-H |
| 70. | Отобразить окно просмотра перед печатью | Ctrl-F2 |
| 71. | Переключиться в окно следующей рабочей книги | Ctrl-F6 |
| 72. | Отобразить диалоговое окно для создания, выполнения, изменения или удаления макрокоманды | Alt-F8 |
Примените Conditional Formatting (Условное форматирование) (из раздела Styles на вкладке Home ленты), чтобы дополнить каждую ячейку цветовым кодированием, пиктограммами и встроенными столбчатыми диаграммами (или их комбинацией). Визуальная маркировка позволяет мгновенно определить самые большие и малые числа в столбце и строке, даже если они не отсортированы.
Можно вставить текущую дату в любую ячейку, нажав клавиши Ctrl и <точка с запятой> (;), а после нажатия клавиш Ctrl-Shift-; в нее будет вставлено текущее время.