В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который входит в пакет офисных приложений Microsoft Office, вы можете самостоятельно создать базу данных.
Невзирая на то, что <Нельзя объять необъятное> в этой статье сделана попытка собрать материал, который будет интересен и начинающим пользователям программы Access, и тем, кто уже знаком с предыдущими версиями данной программы.
Для того чтобы мы говорили на одном языке, определимся с понятиями, которые будут использоваться. В реляционной теории содержится очень много различных понятий и терминов, но мы будем использовать упрощенный набор определений. Это практическое руководство к действию, а не теоретические изыскания.
Под базой данных принято понимать объективную форму представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.
В базе данных вся информация собрана в виде таблиц. Таблица для нас - это аналогия таблицы на бумаге и состоит из строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, не повторяющееся в этой таблице. Строки следуют в произвольном порядке, и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам). О ключах мы поговорим подробнее в соответствующем разделе.
Для поиска и обработки информации служат запросы, а готовый результат выводится в виде отчетов.
В программе Access 2007 имеется ряд наиболее распространенных шаблонов баз данных. В новой терминологии такие шаблоны названы предустановленными базами данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется <Приступая к работе>. Мы не будем использовать указанные шаблоны, а создадим собственную базу данных. Дружественный интерфейс Access 2007 позволяет делать это, не имея специального образования по программированию.
Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно <Приступая к работе с Microsoft Office Access>. Разработчики программы предлагают нам готовые шаблоны из Интернета, но мы выполним работу по созданию базы самостоятельно.
Допустим, что мы решили на своем сайте открыть торговлю информационными продуктами и для учета этой торговли создаем базу <Электронный магазин>. Для этого щелкните мышью на иконке <Новая база данных>.
В открывшемся поле имени файла введите имя файла <Электронный магазин>. При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных. В данном примере файл будет располагаться в E:\my doc.
Нажмите кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы.
В отличие от более ранних версий офисных приложений фирма Microsoft в версии 2007 изменила интерфейс. На смену меню и панелей инструментов пришли Ленты. Лента - это область в верхней части окна, в которой можно выбирать команды. Для более быстрого восприятия смысла команд каждая из них проиллюстрирована соответствующим значком.
Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его <Код>. Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со значком <№>, то станет активным поле <Тип данных> в котором отобразится слово <Счетчик>. Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки нашей таблицы.
В новой версии Access появилась возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. При создании таблицы это наглядно видно.
Поскольку мы создаем электронный магазин, то нам понадобиться таблица для учета наших продуктов. Для этого в первой строке второго столбца <Добавить поле> вы вписываете наименование первого информационного продукта. Допустим, это будет <Стратегия продаж в Интернете>. После ввода текста в ячейку второго столбца с правой стороны появился третий столбец с наименованием <Добавить поле>. Второй столбец получил по умолчанию наименование <Поле 1>. Для удобства работы с таблицей переименуем этот столбец, для чего щелкните мышью на наименовании и после включения текстового курсора введите текст <Наименование продукта>. Поскольку в ячейку таблицы был введен текст <Стратегия продаж в Интернете>, то программа автоматически определила тип данных как <Текстовый>.
Аналогично в третий столбец впишем цену продукта с точностью до четырех знаков 12,3456, а в четвертый размер файла в килобайтах - 1300 без указания единиц измерения. Переименуем соответствующие поля, назвав их <Цена> и <Размер файла>. Для удобства чтения данных о размере файла установите формат отображения данных <С разделителями разрядов>.
Изменить количество знаков после запятой можно, используя кнопки <Увеличить разрядность>, <Уменьшить разрядность>.
Сохраните таблицу, нажав кнопку <Сохранить> в верхнем левом углу окна или комбинацию клавиш (Ctrl + S) клавиатуры. В поле <Имя таблицы> укажите <Продукты>.
Аналогичным образом создайте таблицу <Заказчики>, используя команду <Таблица> ленты <Создание> (Рис. 01_8).
Предполагаем, что наши заказчики будут рассчитываться за покупки с использованием системы электронных платежей WebMoney. Нам потребуется указать Для учета этой информации нам потребуются поля <Индекс кошелька> с текстовым типом данных, <№ кошелька> - с числовым типом данных и <Дата регистрации> с типом данных <Дата/время> в кратком формате даты.
Для удобства ввода дат справа от ячейки с типом данных <Дата/время> располагается кнопка электронного календаря. Щелчок мышкой по выбранной дате вводит дату в ячейку. Заполнив первую строку, сохраните таблицу <Заказчики>.
Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте <Создание>. Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.
Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы <Продукты> выглядит следующим образом.
При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.
Более предпочтительна форма, созданная с помощью следующей заготовки.
Как видно из комментария к команде на создание такой формы, она позволяет видеть на экране данные уже введенные в таблицу и поля для ввода. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы <Продукты> выглядит следующим образом. Обратите внимание на ошибку комментария: Таблица расположена снизу, а поля формы сверху окна формы.
Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму, созданную из третьей заготовки (Рис. 02_3).
Она позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. это снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля.
Используя команду <Разделенная форма> ленты <Создать> создаем форму для таблицы <Продукты> и <Заказчики>.
После создания формы продукты дополните данные о предлагаемых продуктах следующей информацией:
| Наименование продукта | Цена | Размер файла |
| Как быстро создать информационный продукт | 0,9321 | 1 000 |
| Как определить будущих потребителей информационного продукта | 4,7531 | 30 450 |
Для этого щелкните мышкой по кнопке <Следующая запись> на Строке состояния в нижней части экрана или воспользуйтесь клавишей Аналогичным образом дополните информацию о заказчиках, внеся следующую запись: После внесения данных в форму закройте её. Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. На первом этапе освоения программы Access целесообразно воспользоваться командой <Мастер отчетов> расположенной на ленте <Создать>. В процессе работы <Мастер отчетов> предложит выбрать из списка доступные поля (см. Рис. 03_2), для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором. Мы переносим в правую часть все доступные поля. На следующем шаге мы можем выбрать способ сортировки информации в будущем отчете. Выбираем сортировка в алфавитном порядке (по возрастанию) для поля <Наименование продукта>. Далее выбираем <Табличный> макет и книжную ориентацию бумаги, т.к. число полей в таблице не большое и она легко разместиться на странице достаточно крупным шрифтом. Следующий шаг <Мастера отчетов> предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета) - выберете тот, который вам больше подходит. На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду <Изменить макет отчета>. Выбираем последний вариант. Данный выбор связан с тем, что Мастер отчетов создал поле <Наименование продукта> очень малой ширины при том, что справа на листе есть свободное место. Устанавливаем курсор мыши на правой части поля <Наименование продукта> в <Области данных>, нажимаем левую кнопку мыши и перемещаем границу поля до желаемой ширины, т.е. изменяем ширину ячейки в таблице. После этого действия щелкаем мышью на команде <Режим> в левой части ленты <Конструктор> и переключаемся в режим просмотра полученного отчета. Аналогично создаем отчет для таблицы <Заказчики>. Если вы выполните все предыдущие этапы, то отчет <Заказчики> должен иметь такой вид, как на рисунке ниже, возможно отличаясь только выбранным стилем.
Логин заказчика Индекс кошелька № кошелька Дата регистрации Simeon Z 987654321 07.09.2007 Создание отчетов
