Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — однопользовательская (“десктоп”) реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.
Основные компоненты MS Access:
построитель таблиц;
построитель экранных форм;
построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
построитель отчётов, выводимых на печать.
Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически “с нуля” или написать оболочку для внешней БД.
MS Access является файл-серверной СУБД и потому применима лишь к маленьким приложениям. Отсутствует ряд механизмов, необходимых в многопользовательских БД, таких, например, как триггеры.
Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: "связанные таблицы" (связь с таблицей СУБД) и "запросы к серверу" (запрос на диалекте SQL, который "понимает" СУБД). Также MS Access позволяет строить полноценные клиент-серверные приложения на СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки.
Access, при работе с базой данных, иначе взаимодействует с жёстким (или гибким) диском, нежели другие программы.
В других программах, файл-документ, при открытии, полностью загружается в оперативную память, и новая редакция этого файла (изменённый файл) целиком записывается на диск только при нажатии кнопки “сохранить”.
В Access новая редакция содержимого изменённой ячейки таблицы записывается на диск (сохраняется) сразу, как только курсор клавиатуры будет помещён в другую ячейку (или новая редакция изменённой записи записывается на диск сразу, как только курсор клавиатуры будет поставлен в другую запись. Таким образом, если внезапно отключат электричество, то пропадёт только изменение той ячейки, которую не успели покинуть.
Кнопка “Сохранить” в Access тоже есть, но в Access в режиме просмотра данных она нужна, в первую очередь, для сохранения изменённого режима показа таблицы или другого объекта — то есть, для сохранения таких изменений, как:
изменение ширины столбцов и высоты строк,
перестановка столбцов в режиме просмотра данных, “закрепление” столбцов и освобождение закреплённых столбцов,
изменение сортировки,
применение нового фильтра,
изменение шрифта; цвета текста, сетки и фона
и т. п.
Кроме того, в Access эта кнопка нужна в режиме “Конструктор” для сохранения изменений структуры объекта базы данных, сделанных в этом режиме.
Даже если, в процессе работы с файлом базы данных, не применялся режим “Конструктор”, и новые данные в базу данных не добавлялись (то есть, если база данных только просматривалась), то всё равно файл базы данных имеет тенденцию со временем, в процессе работы с ним, всё больше и больше увеличиваться в размере. Очень способствует увеличению размера файла применение новых сортировок и фильтров (особенно, если было применено несколько разных, сильно отличающихся друг от друга сортировок/фильтров).
Это приращение размера файла является, фактически, пустотой, но эта пустота лежит внутри файла, увеличивая его объём.
Чтобы вернуть файлу базы данных нормальный (минимальный) объём, то есть, чтоб убрать из файла пустоту, в Access есть кнопка “Сжать и восстановить базу данных” — эту кнопку нужно время от времени нажимать (при нажатии этой кнопки никакая информация, никакие данные из файла базы данных не удаляются).
2003 Access 2003 (из комплекта программ Microsoft Office 2003)
2007 Microsoft Office Access 2007 (из комплекта программ Microsoft Office 2007)
2010 Microsoft Office Access 2010 (из комплекта программ Microsoft Office 2010)
Microsoft Access 2003
Microsoft Access 2003 - среда визуального программирования систем управления базами данных - в этой программе создано подробное описание процедур создания довольно сложных и трудоемких объектов баз данных. Авторами рассмотрены примеры решения типичных задач, которые часто приходится решать разработчикам приложений. Раскрыты основные средства программирования приложений Access: например язык программирования VBA, разные объектные модели, и разработка Web-приложений и разные способы взаимодействия приложений Access с другими возможными приложениями Microsoft Office.
Рассмотрены вопросы открытия профессиональных и многопользовательских сетевых баз для данных и проектов, а также для администрирования баз данных и проектов Access.
Microsoft Access 2007
Microsoft Office Access 2007 - среда визуального программирования систем управления базами данных - позволяет быстро отслеживать информацию и создавать на ее основе отчеты, не требующих глубоких знаний в области баз данных. Office Access 2007 обеспечивает работу со встроенными базами данных, позволяет вносить в них изменения и адаптировать к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать информацию с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Реализована возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированную, отфильтрованную и сгруппированную информацию. Совместный доступ к информации обеспечивается с помощью технологических списков Microsoft Windows SharePoint Services, позволяющих проверять журнал исправлений, восстанавливать удаленную информацию, устанавливать разрешения доступа к данным и регулярно осуществлять резервное копирование. СУБД обеспечивает загрузку с отключенными кодами и макросами в безопасной среде, так называемом изолированном режиме, когда макросы из списка доверенных продолжают работать, а также может предоставлять разрешения на доступ к спискам выборочно предоставляя доступ определенным пользователям.
Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 - среда визуального программирования систем управления базами данных, программа для создания, редактирования и ведения баз данных. Access 2010 - профессиональное приложение для проектирования и развертывания баз данных, с последующим отслеживание ключевой информации, как с локальных компьютеров, так и с использованием корпоративных сетей для коллективного рабочего процесса.
Access 2010 безусловный лидер среди десктоп-продуктов по работе с большими базами данных. Благодаря выверенному интерфейсу, обилию наглядных подсказок, интегрированным шаблонам и эффективным инструментам, программу освоит даже начинающий пользователь не имевший ранее опыта работы с базами данных. Одинаково простое решение как для ведения домашней бухгалтерии, контроль денежных средств, форма и отчёты для мелкого бизнеса, так и сопровождение баз данных крупных промышленных предприятий.
Общие характеристики Access
Access является на сегодняшний день одной из наиболее популярных систем
управления базами данных (СУБД) благодаря тому, что является визуальной средой программирования, избавляющей программиста от написания больших объемов кода, и дающей пользователю удобный и простой интерфейс.
Англоязычный вариант аббревиатуры СУБД - DBMS (database management system). Этот класс программных продуктов ориентирован на работу с базами данных (БД). В Access используется реляционная модель представления данных, предложенная Е.Ф. Коддом в 1969 году. Реляционная база данных представляет собой хранилище данных, содержащее набор двухмерных таблиц, а, соответственно, реляционная СУБД - набор средств для управления подобным хранилищем. Любая таблица состоит из строк и столбцов. При работе с СУБД используется следующая терминология: запись - строка таблицы; поле - столбец таблицы; первичный ключ - поле или композиция нескольких полей, предназначенные для уникальной идентификации записи. Данные в таблицах удовлетворяют следующим правилам:
Каждое данное, находящееся на пересечении строки и столбца должно быть атомарным, то есть неделимым.
Данные, расположенные в одном столбце, должны иметь одинаковый тип.
Каждая запись уникальна, то есть в таблице не существует двух записей с полностью совпадающими значениями всех полей.
Каждое поле имеет уникальное имя.
Последовательность полей и записей в таблице несущественна.
Первая версия СУБД Access появилась в начале 90-х годов. Это была первая настольная реляционная СУБД для 16-разрядной версии Windows. Популярность Access значительно возросла после включения её в состав Microsoft Office.
Состав Access
В состав версии Access входят:
Средства манипуляции данными.
Средства создания запросов, форм, отчетов и приложений. Отчёты могут быть экспортированы в формат Microsoft Word или Microsoft Excel. При создании приложений используется язык Visual Basic for Applications (VBA), общий для всех приложений Office.
Средства публикации отчётов в Internet.
Средства создания интерактивных Web - приложений
Средства для использования в качестве клиента Microsoft SQL Server.
Как правило, база данных содержит множество объектов, структурированных по категориям. Они расположены на разных вкладках окна базы данных. Кроме того, Access-2010 позволяет просмотреть полный перечень объектов базы данных на вкладке Состав окна свойств, открываемого командой Свойства базы данных. Команда может быть вызвана из меню кнопкой - Свойства базы данных. А так же может быть вызвана из меню Файл или из контекстного меню.
Таблицы Access
Таблица - основной объект базы данных. В реляционных базах данных вся информация хранился в виде таблиц, состоящих из записей (строк) и полей (столбцов). В таблицах могут храниться данные разных типов. Реальные базы данных содержат множество связанных таблиц. Группа связанных таблиц называется схемой базы данных.
Запросы Access
Запросам присущ обширный круг функций. В первую очередь они предназначены для модификации и отбора записей на основании заданных критериев. Можно использовать запросы по образцу (queries by ex-ample) -QBE - запросы, параметры которых устанавливаются в окне конструктора запросов. Также для создания запросов можно использовать инструкции структурированного языка запросов (Structured Query Language) - SQL - запросы.
Формы Access
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-форма позволяет упростить процесс заполнения базы данных. Маска-форма позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.
Отчёты Access
Отчёты служат для отображения данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде. Часто отчет выступает в качестве объекта, предназначенного для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
Страницы
Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web - страниц, предназначенных для работы и просмотра через Интернет или Интранет, с данными, хранящимися в базах данных Access 2010 или базах данных Microsoft SQL Server.
Макросы Access
При обработке больших объемов данных часто приходится выполнять длинные последовательности действий. Они могут быть оформлены как макросы. Вызов макроса приводит к выполнению соответствующей данному макросу последовательности действий. В состав базы данных целесообразно включать макросы, автоматизирующие процессы её заполнения, отбора информации и т.д.
Модули
Модули представляют собой объекты, содержащие процедуры обработки событий или выполнения вычислений, написанные на языке Visual Basic.
Отличительной особенностью СУБД Access является то, что вся информация, относящаяся к конкретной базе данных, хранится в одном файле. Это представляется весьма удобным, особенно, для конечных пользователей.
