Простейшая база данных организована в виде набора обычных файлов. Эта модель напоминает картотечную организацию документов, при которой папки хранятся в ящиках, а в каждой папке подшито некоторое число страниц.
Системы управления файлами не являются СУБД в современном понимании этого термина, так как обычно они являются частью операционной систем и ничего не знают о внутреннем содержимом файлов. Это знание заложено в прикладных программах, работающих с файлами. В качестве примера можно привести таблицу пользователей UNIX, хранящуюся в файле /etc/passwd. Программы, обращающиеся к этому файлу, знают, что в его первом поле находится имя пользователя, оканчивающееся двоеточием. Если приложению нужно отредактировать эту информацию, оно должно непосредственно открыть файл и позаботиться о правильном форматировании полей.
Такая модель базы данных очень неудобна, поскольку она требует использовать язык третьего поколения (3GL). В результате время программирования запросов увеличивается, а программист должен обладать более высокой квалификацией, так как ему нужно продумать не только логическую, но и физическую структуру хранения данных. Это приводит к тому, что между приложением и файлом образуется тесная связь. Вся информация о полях таблиц закодирована в приложении. Другое приложение, обращающееся к тому же файлу, вынуждено дублировать существующий код.
По мере увеличения числа приложений растет сложность управления базой данных. Изменения схемы данных приводят к необходимости изменения каждого программного компонента, для которого это актуально. Формирование новых запросов занимает столько времени, что зачастую теряет всякий смысл.
Системы управления файлами не могут помешать дублированию информации. Хуже того, не существует механизмов, предотвращающих несогласованность данных. Представьте себе файл, содержащий сведения обо всех служащих компании. В каждой строке есть поле, где записано имя начальника. Под руководством одного начальника работает много служащих, поэтому его имя будет неизбежно повторяться. Если где-то это имя будет записано неправильно, формально получится, что у служащего другой начальник. При замене начальника его имя придется "вылавливать" по всей базе данных.
Безопасность обычных файлов контролируется операционной системой. Отдельный файл может быть заблокирован для просмотра или модификации со стороны того или иного пользователя, но это выполняется только на уровне операционной системы. В конкретный момент времени лишь одно приложение может осуществлять запись в файл, что снижает общую производительность.